Las pequeñas y medianas empresas están obligadas a adoptar un modelo de prevención de riesgos. Las que diseñen un plan bien definido y gestionado pueden quedar exoneradas.
Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan herramientas online para desterrar a sus competidores del mercado. Por ejemplo, si un director de márketing de una pyme quiere beneficiar a su compañía puede eliminar de las plataformas de Internet a sus rivales o bien relegarlos a últimas posiciones. Este ejercicio se considera ilegal, pero si la organización para la que trabaja este profesional demuestra que ha detectado el delito y ha adoptado las medidas necesarias para evitarlo no será condenada. No obstante, si la entidad no actúa de forma inmediata será encausada.
Ante casos como éste, resulta imprescindible que las sociedades cuenten con un plan de prevención de delitos o, lo que es lo mismo, un programa efectivo de cumplimiento de la normativa penal, también conocido como Compliance. “Diseñar un modelo es esencial para las empresas, porque si está bien definido, implementado y gestionado puede suponer su exoneración de la responsabilidad penal”, afirma el experto de Marimón Abogados, Francesc Bierge.
- A quién afecta: Todas las corporaciones, con independencia de su tamaño, están obligadas a disponer de esta herramienta y, por tanto, tienen las mismas obligaciones. La única diferencia, según se establece en el artículo 31 bis del Código Penal, es que las empresas de “pequeña dimensión” pueden encomendar la función de control y gestión de riesgos al propio órgano de administración. Sin embargo, en las grandes compañías esta tarea la deberá llevar a cabo un consejo autónomo, que cuenta entre otros profesionales con abogados, o una persona encargada de supervisar todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo. Esta figura se conoce, también, como compliance officer.
- Por qué adoptar el plan: Las empresas que cuenten con un programa de prevención pueden establecer buenas prácticas en materia de gestión de posibles delitos y tener bajo control el riesgo penal. “Diseñar un compliance es una buena excusa para mejorar la organización y el desarrollo de una compañía”, explica Ignacio González Gugel, socio del despacho de abogados DPG Legal.
- Ventaja principal: Con la última modificación del Código Penal, que entró en vigor el pasado 1 de julio, las sociedades podrán eximir responsabilidades penales. “Esto es algo que nunca logró la reforma del código en 2010, que se caracterizaba por ser atenuante”, sostiene González, que explica que hace cinco años aunque las organizaciones tuviesen este programa sólo se les perdonaba parte de la pena.
- Qué se valora: El experto de DPG Legal indica que “no es suficiente con cubrir el expediente y enseñar el documento al juez, sino que hay que demostrar que se ha prevenido, detectado y actuado, de forma inmediata, ante un supuesto delito”. Por su parte, para el abogado Bierge, “los modelos que respondan a un mismo patrón no sirven para nada, porque deben estar adaptados a la naturaleza de cada organización”.
Algunas de las penas por incumplimiento de las empresas son la disolución de la sociedad, la suspensión de sus actividades por un plazo que no podrá exceder los cinco años, el cierre temporal de su establecimiento y la inhabilitación para obtener subvenciones, entre otras.
¿Cómo diseñar un plan de prevención?
1. Hay que estudiar y conocer la estructura y el organigrama de la compañía para detectar las contingencias a las que se enfrentan las empresas por posibles incumplimientos de
sus obligaciones. Además, se debe hacer un mapa de cómo se adoptan las decisiones dentro de la firma para saber cómo implantar buenas prácticas en materia de gestión del
cumplimiento de la normativa legal.
2. Identificar los riesgos penales dentro del proceso de negocio de una firma y crear un mapa de los mismos es clave para prevenir responsabilidades. Esto permite, además, a los
directivos y ejecutivos de una firma saber en qué departamentos se podría cometer un supuesto delito y quién lo llevaría a cabo. El plan incluye una serie de directrices.
3. Una vez estudiado el organigrama de la empresa y localizados los posibles delitos, la persona encargada de diseñar el plan de prevención de riesgos tiene que hacer
recomendaciones a la organización sobre los elementos con los que su negocio debería contar para asegurarse de que cumple con todos los requisitos legales.
4. Redactar y comunicar a los empleados las normas y procedimientos del programa efectivo de cumplimiento. El plan incluye una explicación de la necesidad de actualizar la
formación en materia de ‘compliance’ para aquellos profesionales involucrados en este campo cuando se produzcan cambios organizativos, legislativos o con los grupos de
interés.
5. Establecer medidas razonables con el fin de fomentar el cumplimiento a través de la disciplina apropiada, incluyendo la de las personas responsables de la detección de las
faltas. Así, hay que tener el debido cuidado de no delegar autoridad a una persona sobre quien la organización sabe que tiene propensión a participar en actividades ilegales.
Lo mejor es prevenir
El control y gestión del modelo de prevención de delitos de una empresa lo puede desempeñar el propio órgano de administración, en el caso de las sociedades de “pequeña dimensión”, y una comisión interna o una persona específica encargada de supervisar las cuestiones normativas en el resto de organizaciones, según se desprende del artículo 31 bis del Código Penal. Para Francesc Bierge, experto del despacho Marimón Abogados, esta figura debe ser “un individuo con un conocimiento profundo de la actividad de la compañía y de sus procesos de funcionamiento”. El abogado apunta al director financiero de una corporación como el profesional más adecuado para ejecutar dicha tarea. Indica, además, que la persona encargada de vigilar el modelo debe pertenecer a la propia empresa. Sin embargo, reconoce que “nada impide externalizar este servicio”. En este sentido, el socio fundador del despacho DPG Legal, Ignacio González Gugel, manifiesta que “es mejor que este trabajo lo haga alguien de fuera de la firma”. Aconseja a las pymes a subcontratar, porque el encargado de hacer el programa, al ser externo, lo hará con mayor independencia.
